Outlook 2013 如何設定密件副本自動化

Outlook 如何設定密件副本自動化

今天有一個朋友問我: 公司3人共用一個 Yahoo 帳戶, 一個人用 Outlook 2013 收 另一個人用 Gmail 主要帳戶收, 第三個人用 Gmail 次要帳戶使用代表收件, 可是第三人的信箱 收不到第一與第二人寄出去的寄件備份, 造成有時候客服信件會重複處理.

他想設定 Outlook 與 Gmail 主要帳戶寄出去的信都會自動 BCC 密件副本到 Gmail 次要帳戶, 這該怎麼做呢? 因為根據調查 Outlook 並不允許這樣的自動發送密件副本的設定, 如果用的是普通的 CC 副本那除了麻煩之外, 還會讓客戶看到不該看的信箱.

Outlook auto bcc 的方法

我幫他查了一下, 以下的方法比較適合他, 畢竟 VBA 程式碼他也不會, 怕把 OUTLOOK 弄壞了, 請參考我找到的 Youtube 教學片

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如何對郵件伺服器進行查詢運行狀態?

郵件伺服器查詢

公司的郵件收發有時候不通,要如何查詢哪裡發生問題? 這個課題讓很多IT人員傷腦筋。一般來說,郵件無法收發,要從問題對象看起。看看是一個人還是全部人都無法收發。如果是一個人,就去檢查該用戶的電腦、網路、郵件軟體等等。如果全部人都無法收發,問題就比較大了。

  1. 先確認郵件伺服器上面的郵件伺服器軟體、硬體、內部網路是否正常?

    • 打開DOS Command Prompt,鍵入ipconfig看看郵件伺服器電腦本身的內部IP是否正常? 一般無192.168.x.x,如果是168.95.x.x那就不正常了。ipconfig_ip_new
    • 郵件伺服器電腦上面的連接埠是否有通? 沒有通的話,將Windows Firewall關閉,將安裝在郵件伺服器電腦上面的防火牆軟體關閉。windows_firewall_port
    • 另外,防毒軟體掃一遍看看有沒有中毒?
    • 硬碟是否已經滿了? 有些郵件伺服器軟體會隨時檢查如果硬碟爆了,會停止郵件服務,以預防其他的郵件損毀。
    • Ping一下公司內部其他電腦的內部IP,看看郵件伺服器電腦本身的網路卡或網路線有沒有問題?
      dos_ping
  2. 再確認公司對外網路是否正常? 路由器或IP分享器? ADSL或光纖小烏龜?

    • 整個公司的對外網路有時候因為中華電信施工或機房做調度等等。又或者是路由器、小烏龜壞了。這時候可以先打0800080123給中華電信請他們重整連線。看看有沒有解決問題。
    • 路由器的話,看看是否可以撥接出去通不通? 公司行號要用的話,比較推薦有牌子的路由器,例如 Linksys, D-LinkDraytek等等。
    • 確認路由器撥接出去拿到的IP是郵件伺服器專用的固定IP,如果配到的IP不對跟DNS代管對不上也不行。以Hinet為例,所有固定IP撥接帳號的特徵是id@ip.hinet.net。有ip這個字眼。
    • 平常沒事的時候看看路由器自家的網站,看看自己型號有沒有新的更新?
  3. 檢查自架DNS伺服器或是DNS代管: 查詢A紀錄、PTR紀錄、MX紀錄

    • 如果公司網路還是上網,可以到https://www.mxtoolbox.com 作查詢。如果公司網路不能上網,回到上一步驟去查網路資源是否有問題?mxtoolbox_screenshot
    • 如果查不到或是查出來對應的值不對,登入DNS伺服器或DNS代管去修正。
    • PTR紀錄不是由DNS管理的,要去ISP提供的平台做修改。以Hinet為範例,要去https://hidomain.hinet.net/做申請。hinet_rdns_apply
  4. 550.x.x的錯誤信息是。。。反垃圾郵件黑名單
    還有一個比較沒有道理的狀況。突然間,一堆同事來跟IT抱怨郵件寄不出去,被退信了。退信訊息有550.x.x 的錯誤碼,這個錯誤碼代表公司的IP被放到國際反垃圾郵件組織的黑名單了。這類黑名單有超過90個。還有另外一種是CISCO的名譽評估 (reputation)。這時候可以做的是到下面兩個地方去檢查:

    • MX Toolbox: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspxmxtoolbox_blacklist
    • Senderbase: https://talosintelligence.com/reputation_centersenderbase_reputation
    • 註記: 通常解決的方法有兩個,一個是申請從黑名單除名一個是換一個IP。但是,在這之前,更重要的是檢查公司內每台電腦包含郵件伺服器本身,看看有沒有被感染變成垃圾郵件發信源? 要先解決這個部分。否則,就算除名或換了IP,很快會再次出問題。另外,名譽評估部分無法立即生效,必須等下次Senderbase再次的作例行性名譽檢查。

話說上面的這些零碎的步驟,如果公司IT沒有足夠的臨場反應以及經驗,還真讓人覺得苦手。若是有一個郵件伺服器軟體能夠在啟動的時候將這些資訊集中式並分門別類的顯示在一個視窗裡面,那該有多好?

evo_status_screenshot_tw

將上述的零星資訊集中顯示的郵件伺器軟體範例為EVO Mail Server。適合目前市面上販售搭配SSD的一般電腦即可。一打開GUI,輸入網域名之後 (EVO Mail Server支援多網域),EVO郵件伺服器會自動偵測上述的所有資訊並顯示在狀態頁面 (見上圖)。

聊聊如何讓Outlook行事曆同步我的iPhone或Google Android手機

忙碌的上班族可能有類似的狀況:

不論是老闆、業務、PM、工程師,每天不斷地安排行程、連絡東連絡西。不是手機就是電腦皆不離手。三不五時會覺得手機上面建立的行程或新客戶的連絡資訊在回公司以後還需要在桌機或筆電上面再建立一次。有時候會覺得很麻煩就懶得做;或是有時候會因為太忙碌就忘記做這個動作。calendar_nb

要解決上述的問題,如何讓手機跟電腦同步行事曆、連絡人變成一個重要的課題:

  1. 中大型企業:規模大一點的企業有足夠的IT經費可以提供Exchange Server跟Outlook同步。除了桌機的Outlook,手機方面不論Android或iPhone都有內建的Exchange設定機制。只要輸入伺服器名稱、帳號、密碼,其他都不用管因為自動偵測會搞定一切。郵件、連絡人、行事曆、工作就可以同步。
  2. 中小企業:除了Exchange Server以外,多了Office 365、G Suite給員工使用。當然啦,上面的方案在員工一多的情況下,價格不斐。
    • G Suite (它的前身為Google Apps) 基本上是付費企業版Google帳號,可以在瀏覽器上面使用類似Office的商業辦公軟體,可以搭配公司的網域名,Android或iPhone手機上面也有支援對應的G Suite APP。價格大約是一個郵箱一年USD$50 (約TWD$1500)。
    • Office 365則是微軟版本的G Suite,也可以搭配公司的網域名,價格大約是一個郵箱一年TWD$1680。雖然貴了一點,但是除了可以在瀏覽器上面使用Microsoft Office Online以外,還可以在PC、Mac、平版上面安裝Office,Android或iPhone手機上面也有支援對應的Office APP。安裝的Offce版本也可以隨微軟出新版本時一起更新。
  3. 其他更小的公司行號:頂多架設一台郵件伺服器作郵件通訊之用。每台PC上面有安裝公司前前後後採購的Office (版本大概從2007到2016不等) 、員工手上的Android或iPhone組成一個以郵件互通的一個平台。老闆們對連絡人、行事曆、工作的分享比較沒有概念。而對電腦比較熟悉的同事會用iCloud Control Panel for Outlook搭配iCloud帳號或Google Calendar Sync for Outlook (Google已經於2014/8/1不再為Outlook提供服務) 搭配Google帳號做在Outlook與手機之間做更進一步的行事曆及連絡人同步。

從上面的分析,我們理解大型到中型企業有完整的解決方案,但是佔台灣企業數量六、七成的小型企業卻沒有一個好用的協作平台同步連絡人、行事曆、工作。所以,我們來看看如何幫這些公司行號找一個解決方案。

<利用雲端服務跟手機 (Android & iPhone)、Outlook同步>

目前免費的雲端服務有GmailiCloudOutlook.com等等。公司員工可以自行申請獨立帳戶。他們的手機跟Outlook皆可以與其同步。

  1. Android用戶用內建連絡人App以及Google Calendar Sync;iPhone用戶用內建連絡人、行事曆、提醒事項。
    android-logoios_logo
  2. Outlook桌機部分用Outlook外掛工具 (Outlook Add-in),例如 : EVO Collaborator for Outlook。咦? Apple不是有一個iCloud Control Panel for Outlook可以同步嗎?下面我們會解釋為何不推薦這個蘋果官方軟件。咦? Google的Google Calendar Sync不能再用嗎? 稍早我們提過Google已經不再提供該服務。

如何讓Outlook行事曆同步iPhone?筆者本人也是Android用戶,下次換手機應該會跳槽吧。話說回來,經過觀察,比較推薦iPhone做同步。因為iPhone的內建App讓用戶可以同步iCloud也可以同步Google帳號。下面我們以iPhone為範例來透過iCloud或Google平台與Outlook同步連絡人、行事曆、工作。

Outlook預設資料夾跟iCloud資料夾差別在哪裡?

在接收到約會的郵件時,一般來說,Outlook會自動在Outlook預設資料夾裡面建立約會。如果是使用iCloud Control Panel for Outlook,這個新進的約會是不會被建立在iCloud資料夾裡面,那iPhone的行事曆上面也就不會收到這個新進的約會。如果使用EVO Collaborator for Outlook,可以指定iCloud跟Outlook預設資料夾同步。如此一來,當新約會一出現在Outlook預設資料夾,EVO Collaborator for Outlook會將此約會同步道iCloud上面。然後你的iPhone自然也會同步到這個新約會。反過來,也是一樣。iPhone上面建立的新約會同步至iCloud以後,EVO Collaborator for Outlook會將這個新約會同步到Outlook。

與iPhone同步的Outlook上面設定會很難嗎?

EVO Collaborator for Outlook在眾多的Outlook同步工具外掛中,設定步驟相對的少:

  1. 如果計畫使用iCloud,先確認已經移除iCloud Control for Outlook以避免Outlook Add-in的相衝。
  2. 下載、安裝及打開Outlook。
  3. 點擊上方的EVO區塊以及左上角的設定帳戶eco_gui_tc
  4. 如果使用iCloud,點擊左手邊第2個iCloud設定欄輸入iCloud帳號密碼。(密碼部分一定要事先申請App password);如果使用Google帳號,點擊左手邊第6個Gmail設定欄僅輸入Gmail帳號eco_config_profile_select_profile_tc
  5. 指定相互同步的本地以及雲端資料夾eco_option_test_save_button_tc
  6. 點擊測試連線 (如果是Google帳號,會跳出OAuth視窗輸入密碼) 及儲存設定。如果資料都在iCloud/Gmail上面,只要全部都同步下來就算完成了。

如果安裝EVO Collaborator for Outlook之前,Outlook已經有現存的連絡人、行事曆、工作,則需要多一個上傳現有在地資料的步驟:

  1. 連絡人部分:
    • 點擊瀏覽本地端
    • 點擊左手邊的iCloud/Gmail設定檔
    • CTRL+G選取所有灰色物件。
    • 點擊O2C Outlook至雲端複製
  2. 行事曆及工作部分:
    • 點擊瀏覽本地端
    • 點擊左手邊的iCloud/Gmail設定檔
    • 點選上方的行事曆工作
    • CTRL+G選取所有灰色物件。
    • 點擊O2C Outlook至雲端複製

<建置一個包含CalDAV跟CardDAV服務的郵件伺服器>

除了雲端的服務之外,如果老闆或IT主管想要整合員工的郵件、連絡人、行事曆、工作到自己的網域名之下,那建置一個包含CalDAV跟CardDAV服務的郵件伺服器是一個不錯的選擇,例如: EVO Mail Server。員工可以透過此郵件伺服器跟手機 (Android & iPhone)、Outlook同步。

  1. Android用戶用CardDAV-syncCalDAV-sync兩個付費App;iPhone用戶用內建連絡人、行事曆、提醒事項
  2. Outlook桌機部分用Outlook外掛工具 (Outlook Add-in),例如 : EVO Collaborator for Outlook。如果使用EVO Mail Server,設定部分與上述的設定步驟大同小異,差別在於使用左上角的第1個設定欄。

硬體與軟體如何搭配?

從建置的成本以及實用性考量來說,下面的清單是筆者覺得不錯的搭配 :

  1. 郵件伺服器軟體 EVO Mail Server Prime – NTD$9900 – 價格不到NTD$10000,又包含CalDAV  & CardDAV服務,讓同事可以從手機或桌機同步郵件、連絡人、行事曆、工作。
  2. 作業系統 OS – Windows 10 Pro – NTD$4990 – 如果有現成的或是可以買到Windows 7,其實已經足夠。
  3. 處理器 CPU – Intel i5 7400 – NTD$5380。
  4. 主機板 MB – Asus Prime B250M-A – NTD$2990。
  5. 記憶體 RAM – 金士頓 4G DDR4-2400 x 2 – NTD$2070。
  6. 硬碟 HDD – 這裡分成三顆硬碟,為何要三顆?原因如下:
    • Intel 540s 120GB – NTD$2500 – 開機系統碟,將郵件以及備份跟開機系統分開,分散風險。SSD硬碟讓整個系統效能飆升好幾倍。
    • Intel 540s 480GB – NTD$5500 – 儲存郵件檔案,效能比一般傳統硬碟快數十倍。Intel SSD的晶片組對於小檔案的讀取表現不錯。
    • WD My Passport 4TB – NTD$4400 – 用來定期備份作業系統映像檔、郵件檔案。
  7. 虛擬作業系統 – VMWare Workstation Player + 第2套Windows 10 Pro或Windows 7作業系統授權 – NTD5000 + NTD4990 – 將郵件伺服器建置在VMWare上面可以延展郵件伺服器的備援機制。定期備份VMWare映像檔案之後,可以在郵件伺服器的軟硬體出問題的時候,隨即在另外一台電腦上面暫時恢復運行,郵件收發及連絡人、行事曆、工作的同步不至於中斷。

以上的軟硬體搭配以及其價格可視實際需求做調整。若以上面的軟硬體推薦規格來說,雖然接近NTD$48000,乍聽之下很多,但是從長遠的角度來看,其實際的CP值比一般機架式Linux郵件伺服器或Microsoft Exchange Server高很多,因為這不只是一台郵件伺服器,而是一個協同作業平台 (Collaboration Platform)。

簡單 Outlook 行事曆共用妙方,不用 Exchange

最近有一些朋友問蔥抓餅「如何將 Outlook 行事曆分享給他人」,而且不用什麼 Exchange 或是 WebDAV
因為 Outlook 沒有內建分享行事曆的機制
而且我們也沒有什麼 WebDAV 或是 Exchange Server 呀

「當然能」

我們何不利用免費的 Gmail 行事曆來做分享?

有經驗的夥伴都笑了,Gmail 的行事曆要怎麼跟 Outlook 同步?而且還是多人共享同一個帳號?

很簡單,蔥抓餅介紹您一個小工具

EVO Collaborator for Outlook

eco_icon

這套工具可以說是目前最夯的 Outlook 同步 Gmail 行事曆外掛插件,有了這套軟體,您的 Outlook 只需幾個步驟設定就能同步到 Gmail 日曆,那麼只要幾個人同步相同的日曆,就可以達到分享 Outlook 行事曆的目的.

怎麼樣,是不是很簡單呢?

其背後的秘密是透過所謂的 CalDAV 協定

caldav_logo_480

簡單來說 Google 行事曆透過公開的開放 API 讓第三方的軟體也得以成功操作行事曆的資料

是不是很酷呢?

Outlook gmail 行事曆同步 – Google Calendar Sync 停用後取代方案探討

前言

最近有一些朋友問筆者「能將Gmail中的通訊錄與行事曆拉到Outlook裡面嗎」

「當然能」

因為Gmail是Google提供的雲端服務
所以理所當然的我們來看看Google的Google Apps Sync for Microsoft Outlook軟體是否提供這樣的功能
而這Google Apps Sync for Microsoft Outlook軟體與微軟的Outlook整合上還有一些限制呀~
有經驗的夥伴一定知道

他只支援Google Apps帳戶,是的,就是要付費的那一種,免費的gmail是沒有支援的
「那不就根本不能用了嗎」
是的「對一般人來說就是不能用」

「不是還有一種Google Calendar Sync嗎」

這個軟體已經在2014年8月1號(實際停用日期是8月4號)正式停用了 Error code: 2016

想要讓gmail的連絡人與行事曆在Outlook中使用
這是一個很簡單的想法,但卻是google與microsoft很大的一個金雞母
簡單講,他們怎麼可能簡單的讓你能做到這件事

EVO Collaborator for Outlook將Outlook插上CardDAV與CalDAV翅膀的插件

來看看「EVO Collaborator for Outlook」這套Outlook的插件
這個插件真的小到不行,只有3mb的大小
最奇妙的是當Outlook遇上ECO,Outlook就能突破微軟與Google的封鎖
將之「連絡人、行事曆」加上與google的CardDAV與CalDAV同步的功能

什麼是CardDAV與CalDAV?

carddav_vs_caldav_logo

這也是另外一個厲害的地方,CardDAV與CalDAV就是連絡人與行事曆的通訊標準API
google服務當中負責連絡人、行事曆、一塊的後台通訊協定實際上是自家的google contacts api與google calendar api
但是也許是google想要展現它擁抱開放標準的企業形象,他們也支援CardDAV與CalDAV
它是一種開放的標準,而值得注意的是,Google淘汰掉微軟的ActiveSync之後,目前仍支持自家api以及這種開放api

如何用?

這真是再簡單不過,在EVO官網下載並安裝ECO之後

下載地址 (安裝時請關閉outlook並以系統管理者權限安裝)

開啟Outook並點選EVO的分頁,按下設定帳戶並且新增gmail的帳戶資訊即可

注意這邊因為gmail使用了oauth授權式認證的緣故,ECO會先開啟一個小型的瀏覽器進行gmail帳戶的登入與授權,接受後關閉瀏覽器就可以

搞定之後,任何新增在gmail監管資料夾下的連絡人、行事曆、均會與gmail進行雙向的同步,在Android手機上新增的任何項目也能自動被同步到Outlook囉

除了上面提到,這是一套可以支援標準CardDAV與CalDAV的插件

因此除了gmail以外,像是非常受歡迎的iCloud或者是Yahoo!及AOL都可以支援

建立自己的Cloud環境

一般我們個人使用基本上沒這個問題

因為你的連絡人行事曆都是個人的資料所以問題不大

但是有時候在公司的環境下

這時候就不見得適合使用gmai與同事來分享行事曆與連絡人

所以遇到這種情況不如自己來建立一個吧

同樣的,在EVO的網站上(下列位址)

EVO Mail Server

最簡單的就是下載EVO Mail Server主程式並完成CardDAV及CalDAV伺服器的設定

我們就可以建立自己的Cloud環境並且讓Outlook的連絡人、行事曆、工作全部都以雲端的方式來作業了

所以若您希望將連絡人、行事曆、工作透過Outlook以雲端的方式來作業

本文所推薦的各種軟體是個不錯的選擇喔

CardDAV 是什麼

carddav_logo_480

非常多網大們架設邮件服务器的時候,都會發現一個很奇怪的問題,那就是為什麼沒有一個機制能夠讓郵件帳戶也能夠同步通訊錄功能?

其實,相關的機制早已存在,譬如說微軟 Exchange Server 的 Active Sync 同步協定,搭配上貴鬆鬆的 Outlook 就能夠達到通訊錄的同步機能.

或者是有了 Microsoft Windows Server Active Directory 透過 LDAP 也可以達到通訊錄的同步.

相信您一定也明白問題出在哪裡了,這些東西不是一般中小企業或是沒經驗的網路管理員玩得起的.

那麼,在這個時代,是否有另一股新勢力來取代這種封閉又昂貴的組合呢? 類似的解決方案包括了 SyncML 及 CardDAV 等等,但今天我們特別要向您介紹 CardDAV,為什麼這一兩年來他這麼火的原因無它!

CardDAV 是開放的標準,且受到蘋果大力的支持,無論是 iPHONE 或是 iPad 或是蘋果 Mac OS X 以及目前最強大的開放原始碼郵件軟體雷鳥 “Thunder Bird" 都可以透過 CardDAV 來同步通訊錄!

如果您正在尋求能夠支援 CardDAV Server 功能的郵件伺服器產品,Evo Mail Server 是一套不錯的選擇.

Mdaemon 與 EVO郵件伺服器 在 LDAP 帳戶整合的設定方法簡介


 

兩款IMAP郵件伺服器軟體簡介

在大部分的企業郵件環境中,LDAP(Aactive Directory)與IMAP早已成為標準的基本規格,今天筆者就來介紹兩套常見的Windows IMAP郵件伺服器軟體,以及它們如何與Windows Server Active Directory做帳戶的整合協作.

 

Mdaemon是來自Alt-N的知名訊息伺服器平台,這樣稱呼的原因是他們認為這一套軟體的框架已經遠遠的大過單純的郵件伺服器了.不過,對我們來說,今天他還是一套郵件伺服器軟體.

參考網站:http://www.altn.com/

 

EVO郵件伺服器是來自於台灣的鴻潮科技,亮點是多樣性的安全強化措施,強調未來擴充性以及國內唯一純軟體IMAP郵件軟體.當然了,會介紹它也是因為某種程度來說,它可以替代掉Mdaemon的工作,如果您的預算沒有那麼足夠的話.

參考網站:https://www.evo-mailserver.com.tw/

 

LDAP是減輕系統管理負擔的唯一法寶

我們希望達到的目標是減輕系統管理員的負擔,只需在Windows Server Active Directory內做好使用者帳戶的增減及修改,郵件伺服器這端就能夠自動同步或者更動設定.

 

使用者帳戶的密碼則可以用來登入郵件服務,想當然的,如果Windows網域帳戶的密碼要透過Internet做傳輸,強大的加密是絕對不可以少,不過讀者們放心,這兩套軟體皆有支援全面性的TLS安全性連線.

 

實際動手操作看看兩款IMAP郵件伺服器對LDAP的支援方式

安裝及設定這兩套軟體這部分我們就略過了,今天的重點放在LDAP整合的部分.

在Mdaemon設定中,我們先開啟 [Accounts] [Importing] [Import accounts from SAM/AD] 之後可以看到匯入的操作介面,這邊可以簡單地自行選擇要匯入的帳戶,並選擇密碼驗證的方式.值得注意的是這邊並沒有將NT內建的幾個安全性帳戶過濾掉,有些小小的不,此外也只能做一次性的匯入,沒有自動同步的選項.

 

EVO Mail Server這邊,我們打開其主控台GUI介面,進入[設定][5. 與LDAP伺服器整合進行帳戶驗證],這邊我們可以看到一共需要填寫的欄位總共有只有幾個,其中大部分均很容易理解,比如伺服器位址,在Port的部分也清楚的標明了預設值,特別注意[帳戶所屬網域dn]這部分,當游標點上之後,有詳細的說明,絕大多數網管人員應該都可以理解,最後一個值得注意的地方是,它與LDAP同步的方式明顯為Polling的方式,因此需要自行斟酌同步檢查的時間間隔,但相當貼心的部分是它可以讓您自己選擇若帳戶於LDAP被刪除了,郵件伺服器端要如何配,比如一樣刪除或是暫時先將之Disable,若AD上帳戶的資料有變更,譬如說全名,EVO這邊也會跟著一起變動.

 

使用LDAP/AD管理郵件帳戶才是一勞永逸的方案

一旦嘗試過方便的Active Directory帳戶驗證整合,很難相信會再去嘗試任何帳戶匯入匯出的動作,因為那都是沒有必要的,不論是Mdaemon或是EVO都提供了相當方便的AD驗證整合方案,值得參考.